Legal Secretary - Private Attorney Involvement and HALC

LEGAL SECRETARY – PAI and HALC

SECRETARIA LEGAL – PAI y HALC

POSITION: Legal Secretary located in the Albany office of the Legal Aid Society of Northeastern New York primarily supporting the Private Attorney Involvement Department and the HIV/AIDS Law Consortium (HALC) project. LASNNY provides free legal assistance in civil legal matters to low income people.  The Legal Aid Society of Northeastern New York fights for fairness, dignity, and justice for those living in poverty and for a society which is inclusive and equitable for all. We transform lives, build community and empower people by using the law to address individual and systemic wrongs and inequities.

POSICION: Secretaria Legal localizada en la oficina de Albany de la Sociedad de Ayuda Legal del Noreste de Nueva York primeramente apoyando al Departamento De Participación de Abogados Privados y el Proyecto de Consorcio Legal de HIV/AIDS (HALC por sus siglas en ingles). LASNNY provee asistencia legal gratuita en casos civiles legales a personas de bajo ingreso. La Sociedad de Ayuda Legal de Noreste de Nueva York pelea por igualdad, dignidad, y justicia para aquellos viviendo en pobreza y por una sociedad la cual sea inclusiva y equitativa para todos.  Nosotros transformamos vidas, construimos comunidades, y empoderamos a las personas utilizando las leyes para afrontar errores individuales y sistemáticos, e inequidades.

Responsibilities:

Responsabilidades:

• For the HALC project, perform secretarial, clerical, and administrative functions necessary to the effective representation of clients such as preparation of legal and non-legal documents and other work product, sorting mail, entering reminders in case management system, and assisting in communication between clients, courts, adverse parties, and legal staff. Perform intake for LASNNY and partners in HALC. Assist HALC project staff as needed and requested.

Para el proyecto de HALC, llevar a cabo funciones secretariales, de oficina, y funciones administrativas necesarias para la representación efectiva de clientes como la preparación de documentos legales y no legales y otros productos de trabajo, clasificar correspondencia, ingresar recordatorios en el sistema de administración de casos, y asistir en comunicaciones entre los clientes, tribunales, partes adversarias, y personal legal. Trabajar en la entrada de información para LASNNY y los asociados en HALC.  Asistir el personal del proyecto HALC como sea necesario y solicitado.

• Become an expert in the Department of Health AIRS reporting system. Data entry for both LASNNY and partners in HALC. Generate and submit required reports.

Convertirse en un experto en el Sistema de reportes del Departamento de Salud AIRS. Ingresar data para ambos, LASNNY y para los asociados en HALC. Generar y someter informes solicitados.

• Support LASNNY’s Private Attorney Involvement (PAI) Program.   Assist and provide clerical and secretarial support in processing a high volume of cases handled by the PAI program, including requests for the assignment of pro bono counsel in divorce matters. Organize and support PAI Program clinics. Process applications for assistance and poor persons’ applications. Work with clients, judiciary, and pro bono counsel to ensure and track timely case assignment, legal work completion, and readiness for case closure. 

Apoyo al Programa de Abogados Asignados de LASNNY. Asistir y brindar apoyo dministrativo en el proceso de un alto volumen de casos que involucran solicitudes para la asignación de abogados pro bono en asuntos de divorcio. Organizar y apoyar las clínicas de PAI. Procesar las solicitudes de asistencia y las solicitudes para proceder como persona pobre or indigente.  Trabajar con los clientes, poder judicial, y abogados pro bonos para asegurar y monitorear la transferencia del caso a tiempo, terminación del caso legal, y preparación para el cierre del caso.

• Assist in grant reporting as requested.

Asistir en presentación de informes de subvenciones cuando se solicite.

• Provide administrative, secretarial and clerical support to the PAI department including assisting with PAI intake and referral paperwork.

Proveer apoyo administrativo y de oficina al departamento de PAI incluyendo       asistencia con la papelería de información de entrada y referidos de PAI.

• Maintain courteous and professional contact with clients, opposing counsel, courts, and agencies.

Mantener una comunicación cortes y profesional con los clientes, partes adversarias, tribunales, y agencias.

• Assist legal and PAI staff in maintaining client contact and gathering relevant documents.

Asistir el personal legal y personal de PAI a mantener contacto con clientes y a obtener documentos relevantes.

• Assist legal and PAI staff in performing legal and administrative tasks effectively and efficiently.

Asistir el personal legal y de PAI a llevar a cabo tareas legales y administrativas eficiente y efectivamente.

• Provide administrative, record keeping, and reporting support for unit staff and work to complete necessary client forms, paperwork, data entry, and grant reporting.

Proveer apoyo administrativo, guardar archivos, y presentación de informes para el personal de la unidad y trabajar para completar los formularios de clientes necesarios, papelería, ingresar información, y presentación de informes de subvención.

• Respond to requests for assistance and conduct intake interviews to quickly determine eligibility and the general nature of the legal problem and make initial determination of programmatic eligibility and case assignment.

Responder a solicitudes de asistencia y conducir entrevistas de información de entrada para determinar rápidamente la elegibilidad y la naturaleza general del problema legal y hacer una determinación inicial de la elegibilidad programática y transferencia de caso.

• Substantial data entry responsibilities, including data entry in grant-specific databases, including data entry in LASNNY’s case management system and spreadsheets necessary to maintain required case and administrative information. Enter information in the Department of Health AIRS system. Ensure timely and accurate data collection and reporting by legal staff. Troubleshoot AIRS problems and work with external system administrator to resolve database and reporting issues. Run reports and correct data and reporting issues in AIRS and other relevant databases.     

Responsabilidades importantes de entrada de datos, incluyendo el ingreso en bases de datos específicas de subvención, incluyendo la entrada de datos en el Sistema de Administración de LASNNY y hojas de cálculos necesarias para mantener la información requerida de casos e información administrativa.    Ingresar información en el Sistema de AIRS del Departamento de Salud. Asegurarse de la recolección de información a tiempo y correcta y presentación de informes por el personal legal. Solucionar problemas de AIRS y trabajar con un administrador de sistema externo para resolver problemas de la base de datos y de presentación de informes. Generar reportes y corregir la información y problemas de informes en AIRS y otras bases de dato relevantes.

• Provide support for outreach, trainings, or clinics that unit or other LASNNY advocates may   deliver.  

Proporcionar apoyo para alcances comunitarios, entrenamientos, o clínicas que las unidades de LASNNY u otros abogados puedan distribuir.

[MM1] 

• Provide legal secretarial, clerical, and administrative support to other LASNNY staff as assigned.     

Proveer apoyo secretarial legal, de oficina, y administrativo a otro personal de LASNNY como sea asignado. 

• Assist with filing of Albany office closed case files and maintenance of on-site Albany office file storage and data entry in LASNNY case management system as needed.

Asistir con el archivo de expediente de casos cerrados y el mantenimiento de almacenamiento de expedientes en los archivos de la Oficina de Albany y entrar datos al sistema de administración de casos de LASNNY.

• Be a notary public and perform such duties as needed.

Ser un notario público y llevar a cabo sus responsabilidades cuando se necesite.

Qualifications:

Cualificaciones:

• 3 - 14 years prior secretarial experience, with preference for legal  experience plus an AA or BA.

3-14 años de experiencia secretarial previa, con preferencia para experiencia legal más un AA o BA.

• Demonstrated commitment to serving and working with vulnerable populations.

Dedicación demostrada sirviendo y trabajando con populaciones vulnerables.

• Experience in following multiple rules and protocols for securing detailed information from callers, determining appropriate response, and contemporaneously entering information obtained and responses provided in computer database.  

Experiencia en seguir múltiples reglas y protocolos para asegurar la información detallada de las personas que llaman, determinar la respuesta apropiada, y contemporáneamente ingresar la información obtenida y respuestas provistas en una base de datos en la computadora.  

• Must be willing to learn LASNNY case management and the Department of Health’s AIRS system, grant reporting requirements, forms, and reporting tools.   

Debe estar dispuesto a aprender sobre la Administración de Casos de LASNNY y el sistema AIRS del Departamento de Salud, solicitudes de reportes de subvención, formularios, y herramientas para reporte de informes.

• Must have strong computer skills and experience in utilizing spreadsheets, performing data entry, reporting, and running reports in databases.

Debe tener una destreza fuerte en computadoras y experiencia utilizando las hojas de datos, llevar a cabo entrada de datos, informes, y generar reportes en la base de datos.

• Preference for experience in managing a database or other reporting systems and being responsible for producing accurate reports.  

Preferencia por experiencia en administración de base de datos u otro sistema de informes y ser responsable para producir reportes precisos.  

• Must be responsible, reliable, punctual, flexible, intelligent, detail oriented, careful, well organized, able to prioritize and think independently, and understand and apply a wide variety of policies and rules.  Must be able to work collaboratively in a fast-paced environment.

Debe ser responsable, confiable, puntual, flexible, inteligente, con orientación al detalle, cuidadoso, bien organizado, capaz de saber dar prioridad y pensar independientemente, y entender y aplicar una gran variedad de políticas y reglas.  Debe ser capaz de trabajar colaborativamente en un ambiente rápido.

• Must have strong communications skills and cultural sensitivity to low income, diverse persons.

Debe tener fuerte destrezas de comunicación y sensibilidad cultural para personas de bajos ingresos y diversas.

• Must be proficient in Microsoft Office and type at least 50 WPM. 

Debe ser competente en Microsoft Office y digitar en computadora por lo menos 50 palabras por minutos (WPM, por sus siglas en ingles).

• Must have car and valid, clean drivers’ license and must be willing to travel as needed within the service area. 

Debe tener un automóvil y una licencia de conducir valida y limpia y debe estar dispuesto a viajar dentro del área de servicio.

• Must be willing to work reasonable overtime when requested. 

Debe estar dispuesto a trabajar horas extras razonables cuando se le solicite.

• Preference for prior experience transcribing from both written copy and dictation equipment.

Preferencia por experiencia previa transcribiendo de ambas copias escritas y de equipo de transcripción.  

• Preference for experience in managing a database or other reporting system and responsibility for producing accurate reports.   

Preferencia por experiencia en la administración de bases de datos u otros sistemas de informes y responsabilidad para generar reportes precisos.

• Ability to speak Spanish or Chinese is a plus.

Habilidad de hablar en español o en chino es preferible.

• Strong preference for experience with AIRS.

Fuerte preferencia por experiencia en AIRS.

Salary:: $33,825 to $44,542 DOE We are a unionized program with excellent benefits, offering generous time off,  excellent health insurance coverage with premiums primarily paid by LASNNY, health and long term disability insurance, retirement contributions, tuition reimbursement,  qualifying moving expenses, flexible hybrid -remote and alternative work schedules.   

Salary: $$33,825 - $44,542 DOE (Dependiendo de la Experiencia) S Somos un programa laboral sindicalizado con excelentes beneficios, ofrecemos generosas bajas de trabajo, excelente cobertura de seguro de salud con primas principalmente cubiertas por LASNNY, seguros de salud y seguros de incapacidad de largo termino, contribuciones de jubilación, reembolso de colegiatura, gastos de mudanza que cumplan los requisitos,  flexibles horarios de trabajo híbridas-remotas y alternativos.

Closing Date: When Filled

Cierre de día:

No applications will be accepted without cover letter, resume and references.

Ninguna aplicación será aceptada sin una carta de cobertura, un resume y referencias.

To apply, please go towww.lasnny.org OR

Para aplicar, por favor visite www.lasnny.org  o

1)     Complete the Application linked here, or

the mobile-friendly application linked here

Complete la aplicación en este enlace, o

La aplicación compatible con dispositivo celular en este enlace

2)     Complete the Demographic Survey linked here

      Complete el Cuestionario Demográfico en este enlace

At LASNNY we value a diverse, inclusive workforce and we provide equal employment opportunity for all applicants and employees. All qualified applicants for employment will be considered without regard to an individual’s race, color, sex, gender identity, gender expression, religion, age, national origin or ancestry, citizenship, physical or mental disability, medical condition, family care status, marital status, domestic partner status, sexual orientation, genetic information, military or veteran status, or any other basis protected by federal, state or local laws. We strongly encourage applications from women, BIPOC, LGBTQ persons, protected veterans, applicants and recipients of public assistance, older adults and people with disabilities.

En LASNNY valoramos diversidad, fuerza de trabajo inclusivo y proveemos igualdad de oportunidad de empleo para todos los aplicantes y empleados. Todos los aplicantes cualificados para empleo serán considerados sin importar la raza, color, género, identidad de género, expresión de género, religión, edad, origen natal o linaje, ciudadanía, discapacidad mental o física, condición médica, estado de cuidado familiar, estado matrimonial, estado de relaciones domésticas, orientación sexual, información genética, estado militar o veterano, o cualquier otra base protegida por las leyes federales, estatales o locales del individuo. Motivamos fuertemente aplicaciones de mujeres, BIPOC, personas LGBTQ, veteranos protegidos, aplicantes y beneficiarios de asistencia pública, personas mayores de edad y personas con discapacidades.

If you are unable to submit your application because of incompatible assistive technology or a disability, please contact us at LASNNY and we will reasonably accommodate qualified individuals with disabilities to the extent required by applicable law.

Si no puede someter su aplicación debido a incompatibilidad de asistencia tecnológica o una discapacidad, por favor comunícate con nosotros a LASNNY y acomodaremos razonablemente los individuos con discapacidad cualificados en la medida requerida por las leyes aplicables.